Поставьте своему подчиненному задачу приготовить вам кофе
- Как правильно ставить задачи подчиненным
- Как организовать работу коллектива
- Как быть, если подчиненный не слушается
При другом подходе к делу все будет разваливаться на глазах, потому что подчиненные не будут понимать, что им точно делать и когда делать, руководитель будет думать, что пора менять коллектив. А виной всему тривиальная причина – неправильная постановка задач.
Что такое идеальная задача
1. Она должна быть внятно и однозначно сформулирована.
В качестве интересного примера можно привести упражнение, которое точно убедит руководителя, насколько важно ставить задачи четко. Оно пригодится и в качестве небольшого тренинга с руководителями среднего звена.
Упражнение состоит в том, что ведущий описывает своими словами предмет, который собеседник никогда раньше не видел.
2. Ограничение по времени – важный элемент в постановке задачи.
3. Задача должна быть измеримой
Если этого не сделать, какие-то усилия сотрудники приложат, на сколько-то уровень продаж повысится, они отчитаются, однако цифры будут не такими, как вы планировали. Поэтому важно их озвучить при постановке задачи, чтобы каждый четко понимал уровень личных вложенных усилий.
На этих трех китах держится взаимопонимание руководителя и подчиненного, и если они точно соблюдаются – бизнес развивается без рывков и торможений.
Каждый руководитель в своей ежедневной практике делает несколько необходимых вещей: планирует, контролирует, хвалит или ругает и, конечно, раздает задания сотрудникам. Но далеко не всегда и не все получается так, как хотелось бы. Если хотя бы изредка бывает так, что подчиненный не понял, не услышал, неправильно истолковал, а в результате — не выполнил поставленную задачу, эта статья для вас. Если же все всегда с первого раза выполняют безукоризненно все указания — поздравляем, вы замечательно формулируете задания для подчиненных. Тогда прочитайте статью для того, чтобы сравнить предложенный алгоритм с тем, что делаете именно вы.
Для начала — протестируйте себя. Сформулируйте (вслух или лучше на листе бумаги) задачу, скажем, на оформление папки с кадровой документацией за прошлый год (берем несложную задачу). Но учтите, что подчиненный, которому вы сейчас даете задание, неопытен и работает в отделе персонала всего две недели (пусть это будет стажировка). И данная оговорка нужна не для того, чтобы усложнить задание, а чтобы внести элемент новизны для подчиненного, потому что привычные и отработанные задачи подчиненные сделают и без подробных инструкций.
С одной стороны, хочется надеяться, что нижеприведенный пример не имеет к вашей задаче ни малейшего отношения, с другой — очень часто задания формулируются приблизительно так:
Алгоритм постановки задачи сотруднику
Задача должна быть поставлена таким образом, чтобы подчиненный ее выполнил в срок и на должном уровне качества. Алгоритм состоит из нескольких шагов, которые мы и разберем с привлечением примера с Марией и папки кадровых документов.
Шаг 0. Выбор ситуации
Идеальный вариант — выход в отдельное помещение в специально выделенное время, с параллельным отключением телефонов и устранением всех внешних помех. Неидеальный — привлечение внимания подчиненного, просьба отложить на несколько минут текущие дела, проверка концентрации его внимания. А иначе только представьте себе, насколько рассеяно внимание сотрудника отдела персонала (и чем заполнены его мысли) в момент обеда/ ведения тренинга продаж/ составления графика отпусков/ бега по пресеченной местности с заметным весом кадровой документации! Соответственно, если мы вознамерились остановить нашего нового кадрового сотрудника Марию именно на бегу в коридоре (лифте/ столовой/ уборной) — один минус заработан.
Шаг 1. Обозначение общей цели
Основное требование к постановке цели — актуальность. А конкретнее — понятность для сотрудника. Не стоит делать ее слишком сложной (для повышения капитализации бизнеса с целью дальнейших слияний-поглощений) либо заоблачной (и будет всем счастье).
Желательно, чтобы цель затрагивала результативность не только всего отдела персонала, но и организации, пусть она будет сформулирована буквально в одной-двух фразах. Цель необходима каждому сотруднику вне зависимости от его должности и обязанностей, так как именно она начинает формировать мотивацию на выполнение задания — причем правильное, своевременное и качественное выполнение. В противном случае у сотрудника остается впечатление, что ему постоянно поручаются ненужные для организации и отдела бессмысленные дела.
Шаг 2. Постановка самой задачи (формулировка задания)
Шаг 3. Задание алгоритмов действия и/или стандартов качества
Шаг 4. Адресация ресурсов
Шаг 5. Алгоритм контроля
Шаг 6. Личная мотивация сотрудника
Требование к личной мотивации то же, что и требование к постановке цели, — актуальность. Цели организации (или отдела) вы обозначили, стандарты описали, ресурсы дали. Казалось бы, все есть. Если же вам удастся затронуть еще и личную мотивацию подчиненного, это удвоит его желание эффективно справиться с заданием. Сразу оговоримся, что речь не идет о материальной стороне мотивации, хотя за выполнение каких-то серьезных новых задач, безусловно, возможно и премирование. Речь здесь — о личных мотивах: кому-то важно сказать, что задача новая и интересная, и это будет отличным стимулом, если работник мотивирован на профессиональный рост. Кому-то нужно оговорить, что сотрудник очень поможет лично вам, вовремя выполнив задание, и это сработает, так как вы для него авторитетны и ему важно личное отношение. У кого-то стоит задействовать струну соперничества (например, упомянуть, что его коллега уже справился со своей частью задания), потому что им управляет стремление быть лучшим, и так далее. Для того чтобы использовать при постановке новой задачи этот пункт, нужно хорошо ориентироваться в личных мотивах и особенностях своих подчиненных. Но это — тема для отдельного разговора.
Шаг 7. Проверка понимания
Как видите, все предельно просто и ясно. После 30–40 тренировок подготовка к постановке задачи будет занимать у вас не более получаса, а ее объем сократится с первоначальных пяти листов печатного текста до одной страницы рукописного. Главное — попробовать.
Если серьезно — сначала такой алгоритм кажется действительно громоздким. Для того чтобы подготовить формулировки, продумать личную мотивацию, убедиться в однозначности понимания стандартов, требуется время. Но как только вы начинаете его использовать, время, потраченное на подготовку, возвращается вам с бонусом — через сокращение количества подходов подчиненных с бесконечными вопросами, через уменьшение случаев аврального переделывания или доделывания за подчиненных неправильно понятых ими задач, через снижение количества конфликтов и обид из-за недоступных ресурсов. И это не говоря уже о поддержке вашей профессиональной репутации и авторитета в отделе, лояльности подчиненных в целом, повышении внутреннего интереса к новым (а иногда и старым) задачам.
Особое внимание обращайте на постановку цели, так как этот пункт, к несчастью, страдает у большинства руководителей, а его наличие дает очень много. И еще на проверку понимания, так как возможность выслушать сформулированную тобой задачу из чужих уст — отличный толчок к развитию. Однако помните, что первое время вы будете слышать совсем не то, что ожидалось.
Обозначив алгоритм контроля, не забывайте его воплощать в жизнь, то есть напоминать, спрашивать, требовать, проверять, изучать. И конечно, стимулировать (в плюс или минус) по результатам.
И тогда ваш и без того высокий управленческий профессионализм будет расти непрерывно.
Глава 3: Как правильно поставить задачу подчинённому?
Чтобы правильно поставить задачу подчиненному, необходимо знать ложные предположения менеджера.
Реальный мир именно такой, каким его видит менеджер
Все работают ради достижения одних и тех же целей
Но это далеко не так — каждый по-своему воспринимает поставленную ему задачу. Кто-то воспринимает ее как стремление к росту, кто-то как очередную проблему от организации. Помните, у каждого из нас свои цели.
Факты говорят сами за себя и несут одну и ту же информацию для каждого
Чтобы правильно поставить задачу подчиненному, необходимо помнить о следующих вещах:
1. Задача должна быть конкретной, иначе как вы узнаете, что задача выполнена. Торговый представитель должен иметь задачи на день, которые он может трансформировать в задачи по каждой торговой точке. Для супервайзера также должны быть задачи на день, которые он может трансформировать в задачи для каждого торгового представителя.
Пример постановки задачи начальником отдела продаж супервайзеру: «Сегодня к концу дня я жду выполнения задачи по открытию 5 новых торговых точек по твоему району. Критерием выполнения задачи является:
• две новые торговые точки должны быть открыты в районе отстающего торгового представителя Иванова.
. Задачи торговым представителям ставит только супервайзер.
2. Задача должна быть позитивной. Требуйте того, что хотите, а не того, чего не хотите получить от подчиненного.
. При постановке задачи слова произносите четко, делая логическое ударение, выражая готовность получить то, что вам нужно.
Когда вы действуете, уверенно формулируя свои мысли, требуя того, что вам нужно и выражая намерение постоять за свои требования, вы демонстрируете требовательность, которая придает вам властный облик.
3. Проверьте понимание подчиненным поставленных ему задач. Часто при постановке задачи, руководитель не проводит обратную связь в понимании задачи подчиненным.
• что каждый человек по-своему понимает поставленные ему задачи, и тогда вы сможете своевременно подкорректировать его понимание;
• что человек не всегда хочет выполнять поставленную задачу, и это отражается в его голосе и поведении. В этом случае подчиненному необходимо объяснить, зачем это необходимо делать, т. е. показать важность выполнения задачи.
. Часто людям не хватает толчка к действию. Руководитель — катализатор для своих подчиненных. Хотите быть лидером? Побуждайте к действию. Сделайте это прямо сегодня.
5. Проконтролируйте выполнение задания. Каждый человек стремится к комфорту, и у каждого из нас своя зона комфорта. Когда мы ставим задачи, то мы влияем на зону комфорта человека, и он начинает сопротивляться.
. Подчиненный будет с полной ответственностью относиться к заданию только в том случае, если вы его дождались и спросили о выполнении задания в тот же день. И так каждый раз. Если вы один раз не спросили его о выполнении задания или сделали это с опозданием, то в следующий paз подчиненный воспримет задачу как пожелание.
Памятка менеджеру о том, как поставить задачу подчиненному:
1. Ставьте задачу конкретно.
2. Ставьте задачу позитивно.
3. Проверьте понимание подчиненным поставленной ему задачи.
4. Побуждайте к немедленным действиям.
5. Своевременно контролируйте выполнение поставленной задачи.
«Деньги не создаются и не исчезают. Они просто перетекают с одного счёта на другой.»
(х / ф «Уолл — Стрит», США, 1988)
На эту задачу я наткнулся, читая в 2018 «Воспоминания об академике А. Б. Мигдале»
(физик-теоретик, разработавший строгие методы расчёта магнитных моментов ядер атомов разных химических элементов). Согласно «Воспоминаниям . «, на банкете какой-то научной конференции, А. Б. прямо за столом предложил присутствующим разобраться в такой ситуации: имеются два стакана, 1-й заполнен молоком, 2-й — равным объёмом кофе. Некто зачерпывает ложку молока, переливает в стакан N2, затем, размешав, зачерпывает снова и переливает содержимое ложки в стакан N1. Сравнить концентрации кофе в молоке (стакан N1) и — молока в кофе (стакан N2). По утверждению автора биогр. очерка, все сидевшие за столом с задачей справились, кроме некоего посланца одной из союзных республик (не суть важно, какой), которого оказалось невозможно убедить в его неправоте.
Первое впечатление от этого фрагмента книги у меня было — досада. Досада, как же я не знал такой замечательной задачи раньше! Я решил её алгебраически, умышленно не вводя конкретных численных данных, а потом задумался, сколько ей лет и был ли у ней конкретный автор?
Знакомый химик-профессионал ничего об этом сказать не смог и я обратился к поисковым системам Интернета. Выяснилось, что на некоторых сайтах задачу приписывают математику И. М. Гельфанду, на остальных же об её авторстве не говорится ничего. Я думаю, что она — с большой «бородой», фамилия же И. М. Гельфанда упоминается просто потому, что до своего отъезда в США, он много лет занимался организацией математических олимпиад школьников и просто не мог пройти мимо этой алгебраической «жемчужины». Дискуссия же по задаче на разных сайтах оказалась долгой, временами бурной и, на мой взгляд, достойной того, чтобы выборочно процитировать её с собственными комментариями. Это и сделано ниже.
Я представлю и прокомментирую в основном верные утверждения, т. к. ломать голову над тем, что именно имели в виду авторы неверных текстов, у меня нет ни времени, ни желания.
Зависимостью молярного объёма смеси от концентрации компонентов пренебрегаем.
1. Chaos 04.03.2007 13:33
Так как размер ложки не играет роли в эксперименте, мы абстрагируемся и представляем, что он равен размеру стакана. Разумеется при смешивании количество молока в кофе и кофе в молоке будет одинаковым. Можно сделать вывод что и при переливании ложки туда-сюда, эффект будет тот же самый.
Карпов 03.09.2010 23:01
Решение очевидно! Если принять ложку равную по объему стакану, то ответ очевиден — 50/50! А потом уже не важно сколько частей умещается в ложке — ответ всегда 50/50 . нарежьте бумагу и экспериментально убедитесь в правильности . сам не верил, пока не попробовал!
lionbeast 09.09.2010 17:30
ни фига се ложечка в стакан!!
примите ложку в пол объема жидкости, тогда во втором стакане будет 2/3 кофе и треть молока, и переливать вы будете смесь кофе и молока.
Кузнецов Сергей Германович 14.09.2013 01:27
Предположение, что «размер ложки не играет роли в эксперименте» — некорректно.
Об этом в задаче не сказано и предполагать оное нет никаких оснований.
Мой комментарий: В ДЕСЯТКУ! То есть, Сергей Германович совершенно прав — Chaos и Карпов берут предельный случай и обобщают его . на произвольный случай. Считаю, что этого недостаточно. Нужен хотя бы ещё один пример, где объём ложки V и объём стакана N связаны строгим неравенством V 10/100. Соответственно кофе в молоке больше, разве не так?!
Мой комментарий: Не так. Вообще, всё переусложнено.
Женечка 24.04.2007 06:18
все гениальное просто
А) 100 молока и 100 кофе
Б) 95м и 100к + 5м
100/5=20/1, а 5/20=0,25 и 5 — 0,25 = 4,75
В) 95м + 4,75к + 0,25м и во втором (100 — 4,75)к + (5 — 0,25)м
в итоге получаем 95,25м + 4,75к и 95,25к + 4,75м.
Мой комментарий: совершенно верно, НО! Зачем же брать дроби! Вот, посмотрите, какая арифметическая красота получается, если мы возьмём V = 50, N = 450:
N1 молоко N1 кофе N2 молоко N2 кофе
После того, как ложка переместилась туда (слева направо от N1 к N2)
После того, как ложка переместилась туда и обратно:
А теперь сделаем то, чего не стал проделывать ни один из многих десятков читателей — ещё раз переместим ложку туда:
И — перемещаем её обратно:
Мы видим, что равенство объёмов кофе в N1 и молока в N2 не нарушается и в дальнейшем!
Методом математической индукции легко доказать, что объёмы компонент равны на любом шаге числа переливаний n. Более того, если предположить, что ложка перемешивает жидкости всё время до равномерной консистенции, можно просчитать, как при этом будет меняться объём компонента в смеси при увеличении n. Я уверен, что при V
Источник